في بعض الأحيان، يودع المواطن وثائق أصلية (مثل شهادة البكالوريا، عقود، شهادات عمل) في ملفات إدارية (للتوظيف، للدراسة، للمشاركة في مسابقة).
بعد انتهاء الغرض أو في حالة التنازل عن الطلب، يحق للمواطن استرجاع وثائقه الأصلية لأن الإدارة تكتفي عادة بالنسخ المصادق عليها، ولا يحق لها حجز النسخ الأصلية إلا بنص قانوني صريح.